Sidst opdateret d. 30. august 2020
Brugervilkår og persondatapolitik Naborum
1. INDLEDNING OG OVERORDNET FORMÅL MED Naborum
Disse brugervilkår og persondatapolitik gælder ved download af applikationen Naborum og ved oprettelse af en brugerkonto i app’en.
A. Enggaard A/S har udviklet en app, som kan anvendes af alle lejere af bolig- eller erhvervslejemål i de områder, hvor vi administrerer udlejen, eller hvor vi er en del af den grundejerforening/bylivsforening, som dækker området. App’en kan derfor anvendes af både lejere i vores og vores ejendomsselskabers bygninger, ligesom den kan anvendes af andre beboere, som bor i samme grundejerforening/bylivsforening.
App’en må alene anvendes af beboere/lejere i disse områder.
Formålet med app’en er hovedsageligt at give dig mulighed for at:
- Holde dig orienteret om tiltag, faciliteter, aktiviteter og fælles arrangementer udbudt af din nabo, aktivitetsudvalget eller Bylivsforeningen
- Booke fællesfaciliteter
- Bidrage med idéer til fællesaktiviteter som løbeture, brætspilshygge og så videre
- Skrive venlige beskeder til dine naboer, efterlyse eller forære ting væk
Uagtet at alle brugere af app’en kan oprette supportsager og kontakte viceværten på app’en, er det alene beboere som har adresse i ejendomme tilhørende P/S PKAE Ejendom, A. Enggaard A/S eller koncernforbundne selskaber, der kan rettes henvendelse til viceværterne via app’en.
Idéen bag app’en er således, at alle beboere får en let tilgængelig kommunikationsplatform, hvor man nemt kan komme i dialog med hinanden, sætte gang i spændende fællesskaber og finde ud af mere om de aktiviteter, der foregår i området.
2. REGLER FOR BRUG AF APP’EN
App’en må alene anvendes til ovennævnte formål.
Det er vigtigt, at du registrerer dig med den korrekte fysiske adresse og mailadresse, når du opretter dig i app’en, idet dette ikke bare kan ændres efterfølgende af sikkerhedsmæssige grunde. Hvis du ændrer din mailadresse, skal du derfor henvende dig til A. Enggaard A/S for at få denne ændret. Alternativt skal din profil slettes, og der skal oprettes en ny.
Der må ikke udveksles krænkende oplysninger eller ytres krænkende eller nedsættende udtalelser i app’en, og vi appellerer til, at alle brugere altid anvender en god og ordentlig tone, når der kommunikeres via app’en. Misligholdelse af dette kan medføre, at en bruger ekskluderes fra at bruge app’en. Vi forbeholder os derfor retten til at nedlægge og slette en brugerkonto, hvis vi vurderer, at der er tale om misbrug eller overtrædelse af disse regler.
3. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER
Når du anvender app’en, kræver det, at du opretter en brugerkonto hos os. Dette betyder også, at A. Enggaard A/S behandler en række oplysninger om dig, og vi er derfor forpligtet til at give dig en række oplysninger. Du opfordres derfor til at læse nærværende persondatapolitik, inden du opretter dig.
I app’en kan du vælge kun at være synlig med et alias, vise dit fulde navn eller dele af det.
3.1 Den dataansvarlige
A. Enggaard A/S er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som opbevares og behandles i forbindelse med brugen af app’en. Du kan finde alle de relevante kontaktoplysninger nedenfor:
A. Enggaard A/S
Marathonvej 5
9230 Svenstrup J
CVR nr.: 18795507
E-mail: minbydel@enggaard.dk
3.2 Hvilke personoplysninger behandler vi?
Når du opretter dig i app’en, behandler vi følgende oplysninger om dig:
- Navn
- Mailadresse
- Fysisk adresse
- Telefonnummer
- Dit profilbillede, hvis du vælger at uploade et
Du logger desuden ind med et personligt password, som du modtager i forbindelse med at du bliver oprettet i Naborum. Det er vigtigt, at du holder dette fortroligt, og at du skifter password, hvis du har mistanke om, at uvedkommende kan have fået adgang hertil. Vi opbevarer passwords krypteret.
Vi indhenter ovennævnte oplysninger for at kunne oprette og administrere din brugerkonto, så du kan anvende app’en og bliver tilknyttet det rigtige område.
Du har også mulighed for at leje gæsteboliger mv. i app’en. Betalingen foregår via MobilePay, som app’en er integreret med. Når du lejer og betaler for en gæstebolig mv., behandler vi derfor også dine betalingsoplysninger.
Når du anvender beskedfunktionen i app’en, vil modtageren kunne se dit navn (eller alias) og eventuelt et profilbillede samt den tekst, du skriver. Vi behandler (opbevarer) dermed også de oplysninger, der fremgår af beskeden. Vi skal gøre opmærksom på, at beskedfunktionen ikke er beregnet til, at der udveksles hverken fortrolige eller følsomme personoplysninger, f.eks. cpr.nr., helbredsoplysninger mv. Vi opfordrer derfor kraftigt til, at denne type oplysninger ikke indgår i en dialog i app’en.
Under Min profil kan du vælge kun at være synlig med et alias ved at vinge af i ”privat profil”. I så fald vises alene dit alias og et profilbillede. Administrator og viceværten vil dog stadig kunne se dine oplysninger. Under Min profil kan du desuden slå til/fra, om du ønsker notifikationer ved nye events eller nye opslag fra andre.
Det er muligt at kommentere opslag og begivenheder i app’en. Det kan f.eks. være, at en beboer har lavet et opslag om fællesspisning. Her kan øvrige beboere indsætte en kommentar til opslaget/begivenheden. Det er også muligt at se, hvilke personer der har meldt sig til en begivenhed. Hvis du har ”vinget af” i Privat profil, vil dit navn dog ikke fremgå, men alene dit alias/at en person deltager/kommenterer.
Du har også mulighed for selv at slette dine beskeder/tilmeldinger igen inde i app’en.
Hvis appen uventet lukker ned, ‘fryser’ eller på anden måde ikke fungerer og reagerer, som forventet, indsamler vi også data om dette, så vi kan rette fejlen hurtigst muligt. Alt data er så vidt muligt anonymiseret, men kan i enkeltstående tilfælde indeholde personligt data i form af brugernavnet på telefonen. Vi sletter automatiske fejlrapporter en måned efter, vi har fået og behandlet dem. De opsamlede data i denne forbindelse er tilgængelige for vores databehandler, der står for kvalitetssikring af appen.
3.3 Det retlige grundlag for behandlingen
Det retlige grundlag for behandlingen af dine brugeroplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet det sker med henblik på at kunne opfylde den aftale, der automatisk indgås mellem dig og Naborum om brugen af app’en.
Derudover behandler vi oplysninger i form af nedbrudslog i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 (f). Baggrunden herfor er, at Naborum har vurderet, at vi har en legitim interesse i at kunne behandle ovennævnte data for at kunne håndtere eventuelle tekniske fejl og nedbrud.
3.4 Videregivelse af personoplysninger
Naborum/A. Enggaard A/S videregiver som udgangspunkt ikke dine oplysninger til tredjeparter ud over, at dine brugeroplysninger naturligt deles med andre brugere af app’en. Du skal derfor være opmærksom på, at dine brugeroplysninger bliver delt med andre brugere, når du anvender app’en. Hvilke oplysninger, der deles, afhænger af, om du har en privat profil eller ej. Læs mere herom under punkt 3.2. Medmindre du har en privat profil, vil dine kommentarer til opslag og begivenheder dermed være synlige for de andre brugere af app’en. Det samme gælder, hvis du har tilmeldt dig en begivenhed.
Dine oplysninger kan i helt særlige tilfælde blive delt med vores revisor og advokat ved brug af revisionsmæssig eller juridisk bistand til løsning af konkrete opgaver, hvor de pågældende personoplysninger eventuelt er involveret.
Derudover videregiver vi ikke personoplysninger til andre, medmindre vi har en retlig forpligtelse hertil, f.eks. ved en retsafgørelse, dommerkendelse, ved anmodning fra politiet og lignende.
3.5 Opbevaringsperiode
Vi behandler de oplysninger, der indgår i administrationen af din brugerkonto, så længe din bruger fortsat er aktiv. Du har altid mulighed for at henvende dig til os, hvis du ønsker at få slettet din brugerkonto og de oplysninger, der fremgår heri. Derudover kan du selv slette brugerkontoen i bunden af din profil under ”slet min bruger”.
Hvis du sletter din bruger, betyder det, at alle dine brugeroplysninger slettes. Hvis du har kommenteret opslag, vil dine opslag fortsat fremgå af kommentarsporet, men det vil fremgå, at kommentaren kommer fra en slettet bruger. Dit navn/alias vil altså ikke længere fremgå. Du skal dog være opmærksom på, at dine kommentarer fortsat er synlige, og at eventuelle oplysninger der indgår i din kommentar derfor kan anvendes til at identificere dig.
Dog vil eventuelle transaktionsoplysninger fra dine køb/leje af gæsteboliger mv. fortsat blive gemt som en del af vores bogføringsmateriale i løbende regnskabsår + 5 år. Dette skyldes, at vi er forpligtede til at gemme bogføringsoplysninger i denne periode.
3.6 Sikker behandling af personoplysninger
Vi behandler altid dine oplysninger fortroligt, og vi har etableret en række sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelseslovgivningen.
Vi gør brug af en databehandler i forhold til udvikling og hosting af app’en, og denne har dermed også adgang til oplysninger inde i app’en. Etableringen af adgangene til dine oplysninger skyldes derfor alene, at databehandleren leverer en teknisk eller systemmæssig ydelse til os eller yder support på driften samt foretager fejlfinding inden for rammerne af databehandleraftalen.
3.7 Dine rettigheder
Når vi behandler dine personoplysninger, har du en række rettigheder. Du har blandt andet ret til at få indsigt i og udleveret de personoplysninger, vi behandler. Derudover har du ret til at anmode os om at berigtige dine personoplysninger, hvis du mener, at de er forkerte. Du har også i nogle tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en sådan indsigelse, vil vi vurdere, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, imens vi vurderer indsigelsen. Derudover har du i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger på et elektronisk læsbart medie (dataportabilitet).
Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, skal du sende en anmodning herom til os på den ovennævnte mailadresse. Ud over dette har du altid mulighed for at klage til Datatilsynet over behandlingen af dine personoplysninger. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilsynet.dk. På Datatilsynets hjemmeside kan du ligeledes læse mere om reglerne for behandling af personoplysninger samt dine rettigheder. Du kan blandt andet læse mere om dine rettigheder i denne vejledning: https://www.datatilsynet.dk/media/6893/registreredes-rettigheder.pdf